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巧用Excel核對銀行存款

總體思路：將單位銀行存款日記賬和銀行對賬單用Excel在同一工作簿中分別建立工作表，以雙方記賬單據(jù)的類型及號碼作為Excel判斷雙方同步記賬的主要條件，用雙方的發(fā)生額必須相等作為輔助條件，然后運用邏輯判斷函數(shù)將兩個工作表中的同步記賬的部分標(biāo)示出來，通過對數(shù)據(jù)的篩選反映出未達(dá)賬項。

1.建立工作簿及工作表。

在Excel中 新建一個工作簿，假定取名為“A.xls”。雙擊工作表標(biāo)簽中的Sheet1，將其重命名為“B”，保存單位銀行存款日記賬數(shù)據(jù)；將Sheet2工作表重命名為“C”，保存銀行對賬單數(shù)據(jù)。

2.輸入單位銀行存款日記賬數(shù)據(jù)。

進(jìn)入B工作表，分別在A1到H1單元格中輸入“核對單據(jù)號”、“憑證日期”、“憑證編號”、“摘要”、“借方發(fā)生額”、“貸方發(fā)生額”“、”余額“、”核對符號“8個字段。將單位銀行存款日記賬的內(nèi)容輸入到工作表B中。

3.計算日記賬余額。

在G3單元中，輸入公式“＝G2＋E3－F3”，回車后，在G3單元格中計算出發(fā)生的*9筆業(yè)務(wù)后的余額，然后用填充柄向下拖動進(jìn)行填充，可計算出每筆業(yè)務(wù)發(fā)生后的余額及期末余額。

4.輸入銀行對賬單數(shù)據(jù)。

進(jìn)入C工作表，輸入期初余額，余額在貸方，銀行記賬與單位記賬方向相反，其他單元格填上本期銀行對賬單數(shù)據(jù)；在F3單元格中輸入公式“＝F2－D3＋E3”，并用填充柄拖動填充計算出其他業(yè)務(wù)發(fā)生后的余額。

5.定義數(shù)據(jù)清單。

進(jìn)入B工作表，選定工作表當(dāng)期發(fā)生額的行，選擇菜單“插入”-“名稱”中的“定義”命令，將工作表選定的單元格定義為“BD”。同樣，將C工作表中的當(dāng)期發(fā)生額數(shù)據(jù)定義為“CD”。

6.單位銀行日記賬自動與銀行對賬單核對。

在H3單元格中，利用Excel的查找函數(shù)“VLOOKUP”、聯(lián)接函數(shù)“AND”、邏輯判斷函數(shù)“IF”3個函數(shù)的嵌套公式，在B工作表H3單元格中輸入公式＝IF（AND（VLOOKUP（A3.A.xls！CD，5，F(xiàn)ALSE）＝E3，VLOOKUP（A3，A.xls！CD，4，F(xiàn)ALSE）＝F3），“T”，“N”）（輸入公式時要使用半角方式）；將H3單元格的內(nèi)容用填充柄向下填充至當(dāng)期的最后一筆發(fā)生額為止。

用“B工作表”的A3單元格特征代碼的“核對單據(jù)號”到被定義為“CD”的“C工作表”A列中查找是否存在該特征號碼，如不存在，則在“核對符號”欄表示為出錯符號“＃N／A”；如存在這一特征代碼，則用“AND”函數(shù)在“C工作表”中尋找該特征代碼行的第五列即“貸方發(fā)生額”的金額，與“B工作表”的“E3”單元格即“借方發(fā)生額”比較，以及“C工作表”中此行的第四列“借方發(fā)生額”與“B工作表”的“F3”單元格“貸方發(fā)生額”比較，如兩個金額不相等，則在“核對單據(jù)號”欄出現(xiàn)“N”符號，如金額相等，則在“核對單據(jù)號”欄出現(xiàn)“T”符號。

7.銀行對賬單自動與單位銀行日記賬核對。

在C工作表G3單元格中輸入公式＝IF（AND（VLOOKUP（A3，A.xls！BD，5，F(xiàn)ALSE）＝E3，VLOOKUP（A3，A.xls！BD，4，F(xiàn)ALSE）＝D3），“T”，“N”）；將G3單元格的內(nèi)容用填充柄向下填充至當(dāng)期的最后一筆發(fā)生額為止。經(jīng)過上述操作，所有核對單據(jù)號相符、借貸方發(fā)生額一致的業(yè)務(wù)在“核對符號”欄目均注明“T”符號；借、貸發(fā)生額不相等的將會注明“N”符號，一般系一方或雙方的記賬錯誤引起的；而標(biāo)明了“＃N／A”符號的則為無對應(yīng)的“核對單據(jù)號”，為未達(dá)賬項。

8.列出記賬錯誤和確認(rèn)未達(dá)賬項。

在B工作表中，單擊工作表的“全選”按鈕，選擇“數(shù)據(jù)”-“篩選”-“自動篩選”。此時，數(shù)據(jù)清單頂端的字段名變成了下拉式列表，選擇“N”項，即可得到企業(yè)和銀行記賬不一致的數(shù)據(jù)記錄；選擇“＃N／A”，即可得到所有單位已記賬而銀行未記賬的未達(dá)賬項全部明細(xì)記錄。用同樣方法，對C工作表中的記賬錯誤和未達(dá)賬項進(jìn)行篩選處理。

9.審計記賬錯誤和未達(dá)賬項。

在審計銀行存款找出上述明細(xì)數(shù)據(jù)后，進(jìn)行具體審計工作。對未達(dá)賬項，將之與單位的銀行存款余額調(diào)節(jié)表進(jìn)行對照。

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