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強(qiáng)化財(cái)務(wù)總監(jiān)在實(shí)施ERP中的作用

強(qiáng)化財(cái)務(wù)總監(jiān)在實(shí)施ERP中的作用

中國(guó)信息經(jīng)濟(jì)學(xué)會(huì)電子商務(wù)專委會(huì)付主任 王汝林

當(dāng)前企業(yè)實(shí)施ERP風(fēng)險(xiǎn)大，失敗率高已經(jīng)是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)。在ERP實(shí)施中，相當(dāng)多的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，ERP項(xiàng)目是高新技術(shù)，企業(yè)不大懂，只需做好配合就行了。因此，管理權(quán)旁落，只去簽字掏錢(qián)者。以至“項(xiàng)目方案無(wú)審定，項(xiàng)目進(jìn)度無(wú)要求，項(xiàng)目延期不過(guò)問(wèn)，項(xiàng)目超支無(wú)考評(píng)”。使ERP項(xiàng)目變成了“稀松工程”，“馬拉松工程”。這分析起來(lái)固然可能有多種原因，但其中一個(gè)非常重要的原因是：沒(méi)有注意強(qiáng)化財(cái)務(wù)總監(jiān)的作用

我們常說(shuō)：財(cái)務(wù)總監(jiān)要“明確而有效地控制每一項(xiàng)資金的運(yùn)用”。那么，怎樣在ERP實(shí)施中充分發(fā)揮財(cái)務(wù)總監(jiān)的作用并對(duì)“每一項(xiàng)資金的運(yùn)用”都進(jìn)行有效地控制呢？

一、 抓好三項(xiàng)財(cái)務(wù)分析 才能防止盲目上馬誤入陷阱

中國(guó)實(shí)施ERP走過(guò)了一段探索的道路。前20年中國(guó)應(yīng)用ERP的企業(yè)達(dá)2600多家，近80億元的投入打了水漂“。可惜，八十億元買(mǎi)來(lái)的教訓(xùn)并沒(méi)有引起人們的深思和警覺(jué)。

自2002年的春天以來(lái)，中國(guó)的ERP市場(chǎng)又一次火了起來(lái)。

在這種對(duì)新技術(shù)的燥熱中，許多人只講500百?gòu)?qiáng)中采用ERP 的成功案例，不講大量失敗的教訓(xùn)。只宣揚(yáng)ERP體現(xiàn)的先進(jìn)管理理念，不介紹ERP實(shí)施中的巨大風(fēng)險(xiǎn)。這種信息的不對(duì)稱誤導(dǎo)了很多企業(yè)家。他們懷著能夠進(jìn)入 ERP仙境的真誠(chéng)愿望，傾其所有，上馬ERP.其結(jié)果，多數(shù)成為了ERP神壇上的祭品。

慘痛的現(xiàn)實(shí)告訴我們：企業(yè)必須防止盲目上馬，誤入ERP陷阱的風(fēng)險(xiǎn)。在這方面財(cái)務(wù)總監(jiān)應(yīng)該而且可以發(fā)揮重要的作用。

1、抓住立項(xiàng)分析

項(xiàng)目立項(xiàng)是ERP實(shí)施的基礎(chǔ)和前提。

ERP是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，實(shí)施周期長(zhǎng)，投入資金大，因此，企業(yè)在立項(xiàng)分析時(shí)應(yīng)對(duì)其進(jìn)行“需求分析”。也就是說(shuō)，要對(duì)企業(yè)提出的ERP需求，進(jìn)行衡量和確認(rèn)。要論證“確有需求”，并“值得投資”。項(xiàng)目才能立項(xiàng)。

當(dāng)前，一些財(cái)務(wù)軟件和供銷(xiāo)存軟件，“一變臉”，就楞說(shuō)是 ERP.根本沒(méi)有對(duì)生產(chǎn)或管理流程進(jìn)行“過(guò)程控制”和“過(guò)程管理”的邏輯設(shè)計(jì)。甚或有的ERP的設(shè)計(jì)和編程人員還不懂得軟件工程學(xué)和ISO9000的過(guò)程控制理論，在這種情況下，軟件商種種滿足企業(yè)需求的承諾，只能是虛假的大話。

因此，在確認(rèn)“值得投資”時(shí)一定要防止這些變臉軟件冒充ERP軟件的情況。免得誤入陷阱。

2、抓住投資預(yù)算對(duì)比分析

投資預(yù)算對(duì)企業(yè)選購(gòu)軟件是一種約束，也是與軟件商洽談價(jià)時(shí)的尺度更是決策的一個(gè)重要依據(jù)。

由于ERP是高新技術(shù)，很多財(cái)務(wù)總監(jiān)覺(jué)得不懂行，其實(shí)，并沒(méi)有那么神秘和高深。ERP項(xiàng)目的預(yù)算，一般應(yīng)包括如下內(nèi)容：

企業(yè)選項(xiàng)考察費(fèi)用；

系統(tǒng)購(gòu)置費(fèi)用；

項(xiàng)目實(shí)施費(fèi)用；

流程變革費(fèi)用；

培訓(xùn)教育費(fèi)用（外部和內(nèi)部講課，添置培訓(xùn)設(shè)施）

數(shù)據(jù)整理費(fèi)用（企業(yè)數(shù)據(jù)整理和規(guī)范化的成本）

二次開(kāi)發(fā)費(fèi)用；

系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用；

項(xiàng)目人員費(fèi)用等。

確定了資金投入預(yù)算后，還應(yīng)進(jìn)行不同軟件商不同報(bào)價(jià)的對(duì)比分析。從分析中進(jìn)行比較，幫助ERP項(xiàng)目經(jīng)理做好決策。

3、抓好經(jīng)濟(jì)效益分析

投資效益分析是對(duì)企業(yè)投入的資金所能產(chǎn)生的效益進(jìn)行的一種預(yù)測(cè)和評(píng)估。

它包括：直接經(jīng)濟(jì)效益評(píng)估、間接經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益評(píng)估。前者是一種定量的分析；后兩種是一種定性的分析。

投資效益分析的關(guān)鍵是要看“有沒(méi)有實(shí)現(xiàn)預(yù)期的實(shí)施目標(biāo)，取得預(yù)定的應(yīng)用效果”。

這里反應(yīng)有沒(méi)有實(shí)現(xiàn)預(yù)期的實(shí)施目標(biāo)，取得預(yù)定的應(yīng)用效果不能概念說(shuō)話。關(guān)鍵是要進(jìn)行定量分析。

有的軟件商說(shuō)這是高新技術(shù)不能進(jìn)行定量分析。那是一種障眼法。其實(shí)，這種定量分析完全是一種常規(guī)管理下分析的量值。下面舉一些常用的指標(biāo)為例，說(shuō)明可從哪些方面取得數(shù)據(jù)來(lái)進(jìn)行定量分析。比如：

庫(kù)存降低量。可用資金利息支出的減少來(lái)表示；

降低庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)誤差率。可與歷史誤差率數(shù)據(jù)相比較；

降低超儲(chǔ)比。可用資金利息和歷史上因超儲(chǔ)增加的成本和造成的損失衡量；

提高資源利用率。可用增加銷(xiāo)售收入來(lái)表示；

提高合同履約率。可用減少違約賠償費(fèi)表示；

降低采購(gòu)成本。可用折扣優(yōu)惠、減少采購(gòu)中的差旅、運(yùn)輸、保管費(fèi)等表示；

減少財(cái)務(wù)差錯(cuò)。用減少壞帳損失表示；

加速資金回收與周轉(zhuǎn)。用資金周轉(zhuǎn)次數(shù)表示；

成本控制與精確計(jì)算。用單位成本的降低等表示；

生產(chǎn)效率的提高。用單位時(shí)間產(chǎn)出量的提高表示；

質(zhì)量管理和質(zhì)量控制。用降低質(zhì)量成本和廢品率、返修損失表示等；

間接經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益體現(xiàn)在一個(gè)非常明顯的方面就是：加快了對(duì)市場(chǎng)的響應(yīng)速度。這是一個(gè)企業(yè)提升競(jìng)爭(zhēng)能力的最最重要的體現(xiàn)。從這些方面的分析中我們完全可以計(jì)算出他的價(jià)值量。可以看到實(shí)施ERP以后明顯的效果。

二、把好五道關(guān)口，才能規(guī)避和減少ERP實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)

控制項(xiàng)目中的資金撥付是財(cái)務(wù)總監(jiān)的一項(xiàng)重要職責(zé)。也是規(guī)避和減少項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的重要措施。根據(jù)經(jīng)驗(yàn)，主要應(yīng)控制五個(gè)環(huán)節(jié)。

1、預(yù)先撥付，要控制方案的完整性。

ERP項(xiàng)目簽約以后，一般軟件商都要求要預(yù)付一定的項(xiàng)目資金。財(cái)務(wù)總監(jiān)可以而且應(yīng)該審查項(xiàng)目實(shí)施方案的完整性。把好這個(gè)*9道關(guān)口。

最近，IT168組織專家對(duì)25000個(gè)信息化方案進(jìn)行審查表明：當(dāng)前50％的方案不具備方案的要件。很多方案只是一個(gè)軟件說(shuō)明書(shū)。方案中沒(méi)有實(shí)施計(jì)劃，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，培訓(xùn)安排。沒(méi)有監(jiān)理方對(duì)方案的審定意見(jiàn)書(shū)和方案商的修正補(bǔ)充意見(jiàn)。在沒(méi)有完整的項(xiàng)目要件的情況下，撥付資金勢(shì)必存在很大風(fēng)險(xiǎn)。

2、中期撥款要控制進(jìn)度的符合性；

就國(guó)內(nèi)情況而言，一般有中期付款的約定。中期財(cái)務(wù)總監(jiān)監(jiān)控制的重點(diǎn)是：

項(xiàng)目進(jìn)度和計(jì)劃的符合性；

相互關(guān)聯(lián)環(huán)節(jié)之間的符合性。

由于ERP項(xiàng)目進(jìn)度的伸縮性是很大的。相當(dāng)一些財(cái)務(wù)總監(jiān)實(shí)踐中往往感到不好辦。其實(shí)，這里只要抓住三個(gè)環(huán)節(jié)就行了：

*9：抓軟件商提交的進(jìn)度報(bào)告；

第二：抓監(jiān)理人員監(jiān)控進(jìn)度的驗(yàn)證報(bào)告；

第三：抓本單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的進(jìn)度確認(rèn)報(bào)告。

三個(gè)報(bào)告之間應(yīng)該有一致性和關(guān)聯(lián)性。驗(yàn)證情況和三個(gè)報(bào)告應(yīng)該作為項(xiàng)目進(jìn)度的重要見(jiàn)證和依據(jù)。并應(yīng)按“受控”文件存檔備查。

3、要控制成本的隱性擴(kuò)張

相當(dāng)多實(shí)施ERP的企業(yè)，成本處于隱性擴(kuò)張中，不斷遇到的問(wèn)題和對(duì)軟件不斷的修改形成了一個(gè)怪圈。使ERP項(xiàng)目成本形成一種無(wú)限膨脹的“無(wú)底洞”。拖得企業(yè)無(wú)法承受。

這除了軟件不成熟的無(wú)控因素外，所有的都是可控因素。之所以形成隱性變量成本，其中一個(gè)重要原因，是一些軟件商預(yù)留了“獲利的偷手”。項(xiàng)目進(jìn)展到一半，上不去又下不來(lái)，要多少錢(qián)，企業(yè)就得給多少錢(qián)？！

其實(shí)，這是一個(gè)不攻自破的二難推理：要是ERP具有控制成本的先進(jìn)性，就應(yīng)該能對(duì)項(xiàng)目的成本進(jìn)行控制；要是ERP不能控制自己的實(shí)施成本，那就說(shuō)明ERP軟件不具有控制成本的功能。

因此，財(cái)務(wù)總監(jiān)在ERP項(xiàng)目實(shí)施中，要敢于用軟件本身的“事前計(jì)劃，事中控制，事后反饋”的原則進(jìn)行控制和管理，就完全可以堵死上馬ERP工程成本隱性增長(zhǎng)的黑洞！

4、后期撥款應(yīng)控制項(xiàng)目的驗(yàn)證性

項(xiàng)目完工，實(shí)施方應(yīng)提交項(xiàng)目完工報(bào)告；監(jiān)理方應(yīng)提出完整的項(xiàng)目監(jiān)理報(bào)告；監(jiān)理報(bào)告中應(yīng)就項(xiàng)目的功能、安全穩(wěn)定情況提出驗(yàn)證性情況的說(shuō)明。本公司應(yīng)提交項(xiàng)目試運(yùn)行的穩(wěn)定性運(yùn)行報(bào)告。驗(yàn)證不合格的、或是三方的報(bào)告沒(méi)有相關(guān)性的不能進(jìn)行項(xiàng)目驗(yàn)收。

5、防止重復(fù)計(jì)費(fèi)的可能性

重復(fù)計(jì)費(fèi)是一些不講商譽(yù)的軟件商多收費(fèi)的一種花花點(diǎn)子。也是造成ERP費(fèi)用高的一個(gè)重要原因。

重復(fù)性計(jì)費(fèi)一般在以下五種情況下發(fā)生：

混淆定型模塊功能和新增開(kāi)發(fā)功能的界限；

多報(bào)二次開(kāi)發(fā)工作量；

延長(zhǎng)調(diào)試周期；

模糊應(yīng)該服務(wù)范圍和擴(kuò)展服務(wù)范圍的界限；

變換名稱，增加培訓(xùn)的工作量。

只要財(cái)務(wù)總監(jiān)了解和把握了這些內(nèi)涵，就能把住資金流向的又一道關(guān)口。

三、發(fā)揮財(cái)務(wù)總監(jiān)的作用，才能以a1方式配置核心技術(shù)

實(shí)踐告訴我們：企業(yè)上馬ERP的過(guò)程是在配置核心技術(shù)的過(guò)程。這期間，必然會(huì)出現(xiàn)某些不適應(yīng)性。只有調(diào)動(dòng)各種管理要素，運(yùn)用多種管理職能，不斷的調(diào)整這種不適應(yīng)性，才能形成一種增量保障能力，保障ERP的有效實(shí)施和企業(yè)戰(zhàn)略的落實(shí)。

ERP上線以后，并不是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的化解，而是項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移和延續(xù)。無(wú)數(shù)鮮活的案例告訴我們：約一半左右的項(xiàng)目會(huì)在實(shí)施中流產(chǎn)或失敗。這其中一個(gè)重要原因就是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)出了問(wèn)題。對(duì)于這些糾錯(cuò)工作的查找，項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)理會(huì)很困難。但是，財(cái)務(wù)總監(jiān)將很快能找出問(wèn)題的癥結(jié)

再以ERP實(shí)施中的項(xiàng)目監(jiān)理為例。盡管我國(guó)已經(jīng)建立并實(shí)施了信息化項(xiàng)目監(jiān)理制。但從實(shí)踐看，效果并不理想。許多業(yè)主單位，對(duì)如何引進(jìn)監(jiān)理機(jī)制，怎樣發(fā)揮監(jiān)理的協(xié)調(diào)和監(jiān)督作用，也還很不明確。

某些監(jiān)理公司，也還缺少可操作性的監(jiān)控手段和監(jiān)控能力。以至監(jiān)而不理，應(yīng)監(jiān)而不監(jiān)，應(yīng)理而不理的情況大量存在，經(jīng)常發(fā)生。

這一情況說(shuō)明；在進(jìn)行核心技術(shù)的配置的過(guò)程中，只加強(qiáng)過(guò)程控制而不進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)管是不行的。必須在進(jìn)行過(guò)程控制的同時(shí)加強(qiáng)財(cái)務(wù)監(jiān)管，形成一個(gè)多維管理要素的整合實(shí)施能力和整合管理能力，才能取得配置新技術(shù)的a1效果，提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

總之，財(cái)務(wù)總監(jiān)在ERP實(shí)施中的作用是非常重要的。只要我們不斷探索，就一定能為提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力發(fā)揮更大的作用。

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