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內部控制可以采取哪些措施

  • 發(fā)表于:2021-03-04 10:15:02
  • 分類:會計實務
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在實務中,經常會有企業(yè)的管理層特別是高管,抱怨內部控制體系就是增加一堆表格和簽字,但卻沒有人能解釋為什么要簽字;同時,企業(yè)管理層真正希望解決的問題,卻幾乎沒有觸及到。

造成這種局面的直接原因就是缺乏對風險層次的清晰認識,進而導致在內部控制建設過程中只局限在操作性的業(yè)務流程層面,而忽略了或者無法將針對戰(zhàn)略性風險和戰(zhàn)術性風險的控制措施落實到位。如果企業(yè)戰(zhàn)略性層面的源頭風險沒有管住,操作性層面工作做得越好可能只是在錯誤的道路上越走越遠。

戰(zhàn)略性風險的主要控制措施是完善決策機制和企業(yè)定位,常見的內部控制措施包括決策程序、決策標準和決策能力的建設。企業(yè)戰(zhàn)略目標的涉及面從抽象到具體可以包括愿景、定位、規(guī)劃和產品,因此,對戰(zhàn)略風險的管控措施更多是從資產組合、決策/定位和培養(yǎng)競爭優(yōu)勢等著手。戰(zhàn)略性風險的內部控制建設成果可以體現(xiàn)在公司治理文件、集團管控模式、企業(yè)的戰(zhàn)略定位和商業(yè)模式等載體中。

戰(zhàn)術性風險的主要控制措施就是完善管理機制,常見的內部控制措施包括崗位設置、預算管理、運營分析、績效管理和預警機制等,其建設成果可以體現(xiàn)在崗責體系、流程體系/價值鏈(即一級流程)和基本管理制度等載體中。

操作性風險的主要控制措施是作業(yè)動作,常見的具體措施包括不相容職責分離、授權/審批、查證/核對/復核、財產保護和會計系統(tǒng)控制等,其建設成果可以體現(xiàn)在權限指引、具體管理制度、標準操作流程(對流程體系的細化和分解)和業(yè)務表單等載體中。

在企業(yè)管理中,這三個層次的管理活動是層層推導的,因此,同樣的戰(zhàn)略定位可能因為不同的策略而需要不同的管理機制和業(yè)務流程,進而需要不同的控制措施。比如,同樣以創(chuàng)新戰(zhàn)略作為戰(zhàn)略性風險的控制措施,索尼公司將研發(fā)團隊分為三個小組,第三組的任務就是淘汰前面兩組的產品;而3M公司則鼓勵員工利用20%的工作時間和公司的資源去做自己的發(fā)明創(chuàng)造。兩者落實戰(zhàn)略的管理機制不同,對應的流程活動和控制措施也將大相徑庭;但兩者最終都在市場上取得了成功。

將控制措施嵌入管理過程

法約爾在管理史上首先研究并定義了管理的要素,包括:計劃、組織、命令、協(xié)調和控制。所以,內部控制不是拋開原有的管理體系另起爐灶,而“是管理過程的一部分”。內部控制體系建設的過程,不是另外編寫一套手冊,而是對原有的管理體系進行診斷和梳理,并將之改造成符合內部控制規(guī)范要求的管理體系。因此,可以說控制活動和管理活動是點和面的關系。

內部控制建設最直觀的成果就是內部控制手冊,其核心內容是風險控制矩陣和流程圖等。由于控制矩陣是針對風險點而采取的控制措施,因而是點狀的且并不能完整地體現(xiàn)管理流程的全貌,所以,常常會聽到企業(yè)各級人員抱怨內控手冊的實用性很差,這是對內部控制手冊使用上的一個很大誤區(qū)。

正確理解內部控制手冊的使用應當包括兩個層面。第一,內部控制手冊使用者主要是內部審計人員和外部審計師,供其在內控自我評價和內控審計鑒證時快速確定關鍵控制點;第二,在內部控制手冊完成后,企業(yè)需要將風險控制矩陣中的控制措施,更新到原有的制度和流程文件中去,并且以劃線標注或編號標注等方式體現(xiàn)出哪些是控制措施。對于非內部審計部門而言,內部控制手冊在日常工作中,只能作為一種索引工具使用。

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