費(fèi)用報(bào)銷如何規(guī)范及高效？
- 發(fā)表于：2018-10-11 21:45:10
- 分類：會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)
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費(fèi)用報(bào)銷如何規(guī)范及高效？絕大多數(shù)會(huì)計(jì)人員的職業(yè)生涯是從費(fèi)用報(bào)銷開始的。費(fèi)用報(bào)銷看起來簡(jiǎn)單，真要做起來門道不少。如何讓費(fèi)用報(bào)銷工作及時(shí)、高效、規(guī)范，本文給出幾點(diǎn)建議。
一、制度完善，并且要考慮細(xì)節(jié)
費(fèi)用報(bào)銷要規(guī)范高效，首先要有明確的規(guī)章制度。制度一定要明細(xì)化，讓各種可能出現(xiàn)的場(chǎng)景都有約定。
如員工出差都有出差補(bǔ)貼，就要計(jì)算補(bǔ)貼的天數(shù)，天數(shù)怎么算呢？8月1號(hào)出差，8月2號(hào)回來，算一天還是兩天。算頭不算尾的話，給一天的出差補(bǔ)貼；頭尾都算，給兩天的補(bǔ)貼。特殊情況來了，一個(gè)員工8月2日晚上坐飛機(jī)回到首都機(jī)場(chǎng)時(shí)是晚上11點(diǎn)，打車到家是3日的零點(diǎn)四十分。算出差補(bǔ)貼時(shí)要不要多計(jì)一天?
如果制度能約定清楚以到北京的時(shí)間為準(zhǔn)，就不會(huì)有爭(zhēng)議了。可見制定制度時(shí)在細(xì)節(jié)上務(wù)需清晰。
二、特殊事項(xiàng)需要有方案
很多財(cái)務(wù)人員糾結(jié)錢付出去了，沒有發(fā)票，怎么報(bào)銷？舉個(gè)例子，通訊公司到山區(qū)鋪設(shè)5G網(wǎng)絡(luò)，兩個(gè)月吃住在老鄉(xiāng)家。項(xiàng)目結(jié)束，給了老鄉(xiāng)3000元作感謝，沒有發(fā)票，費(fèi)用該如何報(bào)銷呢？一味強(qiáng)調(diào)憑票報(bào)銷顯然不合理。
對(duì)此，有家公司就設(shè)計(jì)替代方案，把出差地劃分為ABCD四類，對(duì)于D類地區(qū)（偏遠(yuǎn)的山區(qū)）實(shí)行費(fèi)用包干制，給很高的出差補(bǔ)貼。前段時(shí)間電視劇《人民的名義》很火，有個(gè)橋段給大家分享一下。大陸集團(tuán)的董事長王大陸與李大康聊天，王大陸說企業(yè)從銀行貸款后需拿出幾個(gè)點(diǎn)的錢打點(diǎn)銀行的領(lǐng)導(dǎo) ，幾乎成為慣例。接著王大陸說我從沒有行過賄?？吹嚼畲罂狄荒樏Ｈ唬醮箨懽隽私忉?，我通過財(cái)務(wù)公司辦理。李大康聽后說你設(shè)置了防火墻。這里的防火墻是什么意思？實(shí)際上是李大康把向銀行貸款的業(yè)務(wù)委托給中介機(jī)構(gòu)去辦理，支付服務(wù)費(fèi)。至于中介怎么做，那與我無關(guān)，所以這樣的做法追求的是外圓內(nèi)方。王大陸的這個(gè)做法可以讓費(fèi)用報(bào)銷更加規(guī)范，這一思路值得所有企業(yè)學(xué)習(xí)。
三、要有例外留給新生事項(xiàng)
首先對(duì)新生事項(xiàng)，要有清晰的界定。這里所謂的新生，是指制度中沒有約束、從前也沒有發(fā)生過的事項(xiàng)。對(duì)于新發(fā)生的事項(xiàng)，要預(yù)留通道。等這些新生事情有了處理的先例，再修改費(fèi)用報(bào)銷制度予以規(guī)范。
四、全公司需要培訓(xùn)
《費(fèi)用報(bào)銷制度》出來后，必須宣講、培訓(xùn)才能深入人心。一般大企業(yè)在新員工入職培訓(xùn)時(shí)會(huì)開一門課《員工如何報(bào)銷費(fèi)用》。把財(cái)務(wù)的要求以及關(guān)于發(fā)票的知識(shí)點(diǎn)告訴員工，有助于員工正確認(rèn)識(shí)制度，避免產(chǎn)生誤解。
比如，很多員工對(duì)增值稅專票和普票的區(qū)別不清楚，不明白為什么財(cái)務(wù)要求索取專票。通過培訓(xùn)，可以讓員工了解專票可以抵稅。
另外，財(cái)務(wù)部一定要積極主動(dòng)響應(yīng)國家推行的新政策。最近開具增值稅普票有新規(guī)定，不僅需要提供公司名稱，還需要稅號(hào)。財(cái)務(wù)人員可把開票信息做成圖片或二維碼發(fā)給全員，解決開票問題。
五、審批關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)找準(zhǔn)
員工報(bào)銷費(fèi)用時(shí) ，往往要找一圈領(lǐng)導(dǎo)簽批，簽批結(jié)束才提交到財(cái)務(wù)，接著是會(huì)計(jì)審批、出納打款。需要哪些人簽字，每個(gè)企業(yè)有不同的要求。公司規(guī)模越小，簽字越簡(jiǎn)單；規(guī)模越大，簽字流程越長。
現(xiàn)在有一個(gè)趨勢(shì)，費(fèi)用報(bào)銷簽批流程在變得越來越長。一切大的集團(tuán)企業(yè)員工要報(bào)銷一筆費(fèi)用，需要十多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)簽批。從內(nèi)控角度來講，三個(gè)人簽字足夠了。為什么簽字流程會(huì)搞得這么繁瑣呢？對(duì)此，我寫過《為什么費(fèi)用報(bào)銷的簽批流程會(huì)越來越長》一文作了分析。
六、報(bào)銷和審批約定時(shí)限
以華為為例，費(fèi)用發(fā)生之后，應(yīng)該在三個(gè)月之內(nèi)報(bào)銷，超過三個(gè)月不超過六個(gè)月的，需要走特批流程報(bào)銷。超過六個(gè)月就不給報(bào)銷了。
為了保證費(fèi)用報(bào)銷審批的及時(shí)性，華為規(guī)定了電子審批的時(shí)限。一般自電子流流轉(zhuǎn)到審批人之日起，超過一定時(shí)間沒有審批的，系統(tǒng)將自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下個(gè)環(huán)節(jié)，默認(rèn)本環(huán)節(jié)審批人已經(jīng)同意。當(dāng)然，審批責(zé)任由該沒有及時(shí)審批的審批人承擔(dān)。公司會(huì)定期提取審批時(shí)效記錄予以通報(bào)，通報(bào)本質(zhì)就是批評(píng)。
七、集中處理
費(fèi)用報(bào)銷往往都是小金額，大批量，如果公司有個(gè)五百左右員工，每個(gè)人如果都能涉及到費(fèi)用報(bào)銷，財(cái)務(wù)是苦不堪言的。
我以前所在公司就面臨這樣的問題，公司幾百號(hào)人，從周一到周五，從早上到下午，時(shí)時(shí)都有人報(bào)銷費(fèi)用，財(cái)務(wù)部就像茶館。每個(gè)人在等報(bào)銷的時(shí)候聊幾句天，然后扯幾句閑話，這樣財(cái)務(wù)部就像說書場(chǎng)一樣。
后來我有個(gè)提議，財(cái)務(wù)的費(fèi)用報(bào)銷集中處理，集中每周二下午和每周五下午，此時(shí)間段報(bào)銷，對(duì)于經(jīng)常發(fā)生費(fèi)用的人，盡可能集中一個(gè)月處理一次，可大幅度減低工作量。
八、IT與人工智能替代
費(fèi)用報(bào)銷審批工作量大、規(guī)則性強(qiáng)、控制節(jié)點(diǎn)少，執(zhí)行簡(jiǎn)單。這樣四個(gè)特點(diǎn)，很符合人工智能處理的要求。費(fèi)用報(bào)銷前端的審批，中間的做賬，后端的打款，都可實(shí)現(xiàn)智能化。
如果建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心，費(fèi)用報(bào)銷就可以做到自動(dòng)化處理，工作量就由以前的非常巨大變得徽不足道。
譬如，通過OA就可在審批環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)電子審批代替人工審批，把人跑路變成計(jì)算機(jī)跑路。在單據(jù)流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)集中快遞。在付款環(huán)節(jié)本來費(fèi)用報(bào)銷得一筆一筆給人付款，OA與網(wǎng)銀對(duì)接可實(shí)現(xiàn)了批量打款。在賬務(wù)處理環(huán)節(jié)，能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)分錄系統(tǒng)化處理，替代了手工錄入。
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