從沒有在正規(guī)國企或上市公司受過財務(wù)素養(yǎng)訓(xùn)練的民營公司小會計,憑證填制的基礎(chǔ)功底都非常差.關(guān)鍵是沒人管,也沒人要求,自律性不好:
　　因財務(wù)人對細節(jié)的把握,反映其財務(wù)素養(yǎng)的高度!
　　會計人都知道,會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生和完成情況的書面證明,是登記賬簿的依據(jù).填制會計憑證的目的就是為了準(zhǔn)確記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù),方便日后查詢,為經(jīng)營管理提供必要信息.只是,在平時會計工作中,這些目的真的都達到了嗎?我們是否遇到過這種情況:明明發(fā)生了的經(jīng)濟業(yè)務(wù),在帳上就是查不到;或者根據(jù)往來賬的借方累計發(fā)生額與實際金額不相吻合或者稅務(wù)稽查人員稍微一翻賬,你單位的問題一大堆?如果你的回答為"是",那這是什么原因造成的?我們又如何避免這種情況?為了逐一回答和以后避免這些問題,本文從四個方面來闡述,從填制憑證時常犯的毛病、審核票據(jù)填制憑證時的一些認識誤區(qū),到填制憑證應(yīng)具備的基本素養(yǎng),最后還要介紹一些教科書上看不到的憑證填制技巧.水平有限,錯誤難免,歡迎批評指正.
　　1.填制憑證的壞毛病:
　　1）、不聞不問,埋頭做賬
　　典型表現(xiàn):拿到原始票據(jù),也不問清票據(jù)所代表經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的來龍去脈就做賬.
　　2）、根據(jù)單據(jù)種類做賬
　　典型表現(xiàn):凡是餐飲票都計入業(yè)務(wù)招待費.做賬時應(yīng)該按業(yè)務(wù)的性質(zhì)來確定成本費用的歸集科目,而不是根據(jù)單據(jù)的種類來確定會計科目.如餐飲票可能是業(yè)務(wù)招待費,也可能是職工福利.
　　3）、憑證摘要寫得不清楚
　　典型表現(xiàn):摘要要素不齊、含糊不清,有時連最基本的時間、人物、事項都不寫.如"報銷費用".
　　危害:摘要寫得不清楚,不利于日后查賬,更不利于分析取數(shù).例如:銷售部門報銷展會費用時,摘要只是寫"銷售部報銷展會費用",如果銷售部對費用支出有疑問時,財務(wù)只得將報銷憑證一一翻出與銷售部對賬,如果在摘要寫得很清楚(如:龍逸凡報銷2013XX展會費用),則僅看摘要就可核對,避免無謂的勞動.又如:支付貨款時,摘要只寫"支付貨款",則不知道是為生產(chǎn)支付的貨款還是為購建固定資產(chǎn)支付的貨款,手工編制現(xiàn)金流量表時就無從判斷.
　　4）、憑證摘要寫得太清楚
　　典型表現(xiàn):無稅務(wù)風(fēng)險意識,摘要寫得清清楚楚,明明白白.
　　某些時候,憑證摘要應(yīng)該寫得象霧象云又象風(fēng),否則就會象沐浴陽光溫暖的冰塊,全然忘了自身在逐漸地消融,最終化為一縷空氣.
　　5）、將不同事項登在同一張憑證
　　6）、將多筆金額合并成一筆
　　典型表現(xiàn):將多筆現(xiàn)金或銀行存款合并成一筆記賬.
　　什么?這個也算壞毛病.是的,盡管《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條第三款規(guī)定可以根據(jù)若干張同類原始憑證匯總填制記賬憑證,但這是理論上的,實際工作中不可以,除非你想通過無盡的查賬、對賬來消磨你漫長的人生.
　　7）、按報銷單合計金額入帳,不按部門拆分!
　　8）、金額錯誤時調(diào)整分錄僅按差額調(diào)整
　　《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條第五款規(guī)定:如果在填制記賬憑證時發(fā)生錯誤,應(yīng)當(dāng)重新填制.如果會計科目沒有錯誤,只是金額錯誤,也可以將正確數(shù)字與錯誤數(shù)字之間的差額,另編一張調(diào)整的記賬憑證,調(diào)增金額用藍字,調(diào)減金額用紅字.
　　是的,理論上是可以這樣,但在實際工作中,你會發(fā)現(xiàn)這會給日后查賬時帶來無謂的煩惱.
　　2.填制憑證的誤區(qū)
　　誤區(qū)1:所有的白條都不能入賬
　　什么是白條?通常意義上講,白條就是指在白紙上書寫的收支證明(或收發(fā)證明).很多財務(wù)人員認為所有的白條是不可以入賬的.其實并不是這樣,支付對方是個人且不屬于應(yīng)稅勞務(wù)的支出是可以用白條入賬的,而并不需要發(fā)票.如:
　　①支付給個人的各種補償、賠償費用.如拆遷賠償、青苗補償費;但需有相應(yīng)的賠償協(xié)議等證明文件.
　　②獨生子女補助、取暖費補助、防暑降溫費等補助;
　?、蹞嵝艚?、救濟金等福利補助;
　?、輪试豳M;
　?、匏劳鲑r償;
　?、甙唇?jīng)濟合同規(guī)定支付的罰款.
　　可根據(jù)法院判決書或調(diào)解書、仲裁機構(gòu)的裁定書、雙方簽訂的提供應(yīng)稅貨物或應(yīng)稅勞務(wù)的協(xié)議、雙方簽訂的賠償協(xié)議等書面文件,作為記賬的依據(jù).
　　如對以上有疑問,請翻閱《稅收征管法》第十九條規(guī)定、《會計法》第十四條規(guī)定、《企業(yè)所得稅法》第八條.
　　誤區(qū)2:收據(jù)不能做為記賬的憑證
　　凡是收據(jù)就不能做為記賬的憑證?不是.有此觀念的同志是將做賬與稅前扣除相混淆了,理由如誤區(qū)1所述,不贅述.
　　凡是收據(jù)都不能稅前扣除?非也.部分收據(jù),如政府部門開具的專用票據(jù)也是可以稅前扣除的,例如
　?、儆烧鞑块T開具的收費票據(jù);
　?、谟筛魇聵I(yè)部門開具的收費票據(jù);
　?、劬栀浭論?jù);
　　④工會經(jīng)費收據(jù);
　?、莘ㄔ旱脑V訟費、執(zhí)行費、收款收據(jù);
　?、捃婈犑論?jù);具體規(guī)定請參見財綜[2010]1號《行政事業(yè)單位資金往來結(jié)算票據(jù)使用管理暫行辦法》.
　　誤區(qū)3:收誰的錢掛誰的賬(向誰開票)
　　正常情況下,是收誰的錢掛誰的賬,但也有例外,如委托代收、委托代付的情況,這時就不能收誰的錢掛誰的賬.故,填制憑證時一定要問清楚業(yè)務(wù)事項.
　　誤區(qū)4:職工借款出差回來報賬后單位不開收據(jù)
　　職工借款出差,出差回來后,用票據(jù)報賬,多退少補.不管員工是否交回現(xiàn)金,均應(yīng)該開給沖賬收據(jù).否則,假如財務(wù)入賬錯誤或?qū)⑵睋?jù)弄丟后,出差員工就有口難辯,無法證明自己借款已沖銷.
　　誤區(qū)5:從A公司采購貨物、卻將貨款付給A的老板或員工
　　此種情況除非有A公司的委托收款證明,否則一旦A公司追索貨款,將有口難辯,還得再付一次貨款.
　　誤區(qū)6:差旅費津貼、誤餐補助需要發(fā)票
　　此類補貼津貼,不需要發(fā)票.但是要注意個稅問題.差旅費津貼免征個人所得稅,具體標(biāo)準(zhǔn)按照財政部規(guī)定執(zhí)行.而誤餐補助要分情況對待:根據(jù)財稅(1995)82號文件規(guī)定:國稅發(fā)(1994)089號文件規(guī)定不征稅的誤餐補助,是指按財政部門規(guī)定,個人因公在城區(qū)、郊區(qū)工作,不能在工作單位或返回就餐,確實需要在外就餐的,根據(jù)實際誤餐頓數(shù),按規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取的誤餐費.一些單位以誤餐補助名義發(fā)給職工的補貼、津貼,應(yīng)當(dāng)并入當(dāng)月工資、薪金所得計征個人所得稅.
　　誤區(qū)7:憑證后必須附原始憑證
　　不完全正確.憑證后除結(jié)帳和更正錯誤的記賬憑證外必須附原始憑證,有些業(yè)務(wù)不一定有發(fā)票類的原始憑證,還可能是外單位做的分割單.
　　參見《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第五十一條第三款第四款除結(jié)帳和更正錯誤的記賬憑證可以不附原始憑證外,其他記賬憑證必須附有原始憑證.如果一張原始憑證涉及幾張記賬憑證,可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面,并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號或者附原始憑證復(fù)印件.一張原始憑證所列支出需要幾個單位共同負擔(dān)的,應(yīng)當(dāng)將其他單位負擔(dān)的部分,開給對方原始憑證分割單,進行結(jié)算.
　　誤區(qū)8:沖銷憑證反向藍字沖銷
　　做沖銷憑證時應(yīng)該同方向紅字沖銷,而非反向藍字.只有同向紅字沖銷,科目余額表借、貸方向的發(fā)生額才會準(zhǔn)確地反映真實的數(shù)字.
　　3.填制憑證應(yīng)具備的素質(zhì)
　　1）、望聞問切:
　　填制憑證前應(yīng)先仔細審查原始憑證.審核原始憑證,不是簡單的加計金額、看費用是否符合公司的報銷制度.而應(yīng)該象福爾摩斯探案一樣對憑證進行審查.這需要我們具備醫(yī)生"望聞問切"的本領(lǐng).
　　望:仔細審查憑證,主要審查票據(jù)真實性、合法性、合規(guī)性,還有各項要素是否填寫齊備、準(zhǔn)確.報銷程序是否合理,簽字是否完備、審批權(quán)限是否適當(dāng)?shù)鹊?
　　聞:此聞?wù)?聽也,非嗅也.一般來說部門主管對業(yè)務(wù)的真實性負責(zé),財務(wù)部門無法一一確定業(yè)務(wù)的真實性,但要將票據(jù)所反應(yīng)的經(jīng)濟業(yè)務(wù)與自己的所知所聞相印證,如有不符,應(yīng)仔細詢問并核實.這就需要平時多了解公司的生產(chǎn)經(jīng)營情況,多與其他部門溝通交流.
　　問:審查憑證時一邊審查,一邊與報銷人聊天,盡量多問.對有疑問的地方要多方詢問并相互印證.
　　切:是指運用邏輯分析和職業(yè)判斷.審查票據(jù)要素(時間、地點、金額、票據(jù)號)與業(yè)務(wù)內(nèi)容是否相符,對各要素的合理性做出職業(yè)判斷.例如過路費票據(jù)的審查,要仔細審查票據(jù)的時間、地點與其路線是否相符,對出租車票的時間與業(yè)務(wù)發(fā)生時間相核對.如果某業(yè)務(wù)員報銷定額票據(jù)較多、或出租車票較多,懷疑其有虛報行為,還可將其最近幾個月報銷的此類票據(jù)一一登記在Excel中,按票據(jù)號和發(fā)生時間排序.是否虛報,立馬知曉.
　　2）、全局觀:要有全局觀,費用報銷時就要有預(yù)算控制的意識.招待費、廣告費等還要時刻關(guān)注是否超所得稅扣除限額.
　　3）、稅務(wù)籌劃理念:稅務(wù)籌劃本應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生前,但做為補救措施,會計憑證的制單人應(yīng)該是守門員,業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生,在填制憑證時就應(yīng)督促相關(guān)人員采取措施進行補救,至少要從形式上滿足國家稅收法律法規(guī)的規(guī)定,減少稅收支出、避免稅務(wù)處罰.
　　4）、后期服務(wù)理念:填制憑證一定要有后期服務(wù)的理念,方便后期查賬.因而一定要核算規(guī)范合理、摘要清晰明了,摘要中時間、人物、單位、事項(甚至數(shù)量、單據(jù)號)一定要齊備,否則后期查賬非常麻煩.
　　5）、風(fēng)險防范意識:填制憑證時一定要有稅務(wù)風(fēng)險、法律風(fēng)險意識.你懂的,不詳述.
　　4.憑證填制的實戰(zhàn)技巧
　　1）、摘要根據(jù)實際情況該詳細的詳細,該模糊的模糊的.
　　2）、某些憑證應(yīng)從中間科目過賬,以便查賬、統(tǒng)計.如現(xiàn)款銷售,也從"應(yīng)收賬款"過一下;發(fā)放工資或福利,通過"應(yīng)付職工薪酬"過一下.
　　3）、錯誤憑證調(diào)整或沖銷應(yīng)在原始憑證備注說明.
　　4）、替票問題的處理
　　5其他規(guī)范事項:
　　1)憑證附件的張數(shù)如何計算
　　記賬憑證附件張數(shù)計算的原則是:沒有經(jīng)過匯總的原始憑證,按自然張數(shù)計算;經(jīng)過匯總的原始憑證,每一張匯總單或匯總表算一張,因為原始憑證張數(shù)已在匯總單的"所附原始憑證張數(shù)"欄內(nèi)已作了登記.
　　2)原始憑證丟失的處理方法
　　從外單位取得的原始憑證如有遺失,應(yīng)當(dāng)取得原開具單位蓋有公章的證明,并注明原來憑證的號碼、金額和內(nèi)容等,由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,才能代作原始憑證.如果確實無法取得證明的,如火車、輪船、飛機票等憑證,由當(dāng)事人寫出詳細情況,由經(jīng)辦單位會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,代作原始憑證.
　　3)票據(jù)審核后的處理
　　視情況而定,有退回、報銷、作廢三種情況.
　?、偻嘶?單據(jù)不齊(應(yīng)附而未付)、簽字不全,退回報銷人補充完善.
　?、趫箐N:完全符合要求則直接報銷;如果單據(jù)齊全,簽字齊備,只是個別票據(jù)不能報銷,則不能直接涂改報銷金額,也不應(yīng)退回報銷人重新填報、重新走簽字流程,而應(yīng)在報銷單上寫"核報金額XX元"后報銷.
　?、圩鲝U:如果報銷人弄虛作假,經(jīng)核實后,則直接作廢,不予報銷.
　　4)幾個單位共擔(dān)電費和物業(yè)代收電費的處理
　　公司與其他企業(yè)、個人共用水電的,可憑租賃合同、共用水電各方蓋章(或簽字)確認的水電分割單、水電部門開具的水電發(fā)票的復(fù)印件、付款單據(jù)等入賬.
　　水電費由物業(yè)公司代收且無法單獨取得發(fā)票的,憑物業(yè)公司出具的水電費使用記錄證明、水電部門開具的水電發(fā)票的復(fù)印件、付款單據(jù)等入賬.
　　否則,在所得稅匯算清繳時,稅務(wù)不會允許稅前扣除.
　　6.會計人該怎樣整理會計憑證
　　財務(wù)的記賬過程,就是一個對單據(jù)進行整理、歸納、分類、定性的過程.每一筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生,在財務(wù)上反映為單據(jù)的書面記載.單據(jù)的填寫和單位的各個部門有關(guān),財務(wù)部門需要根據(jù)單位制定的財務(wù)制度,對單據(jù)的使用、填開等做出詳盡的要求.而對單據(jù)的整理等工作,則是財務(wù)人員必須諳熟的基本功之一.
　　1）、會計憑證的分類
　　會計憑證主要分為原始憑證和記賬憑證,常用原始憑證有因具體業(yè)務(wù)發(fā)生所開具或收到的發(fā)票、各單位自制的入(出)庫單、工資表以及印制填寫的費用報銷單、支出憑單、借款單等.記賬憑證是根據(jù)審核無誤的原始憑證或匯總原始憑證,按照經(jīng)濟業(yè)務(wù)的內(nèi)容加以歸類并確定會計分錄而填制的憑證.
　　2）、原始憑證的粘貼要求
　　財務(wù)部負責(zé)人應(yīng)制定并規(guī)范單位財務(wù)制度,事先派專業(yè)人員指導(dǎo)各部門對各類票據(jù)正確填開.原始票據(jù)的粘貼是一項日常化的工作,所有票據(jù)一般使用液體膠水粘牢左方的票頭,把發(fā)票紙張大小相同、票面金額相同的粘在一起,多張紙張小的先粘貼到印制的報銷單據(jù)粘貼單上,從右至左,兩張票據(jù)不完全重合,便于翻找核對金額.
　　3）、記賬憑證的整理要求
　　一筆款項在支付或一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后,票據(jù)傳遞到財務(wù)記賬人員手中,出納據(jù)以記賬并做到日清月結(jié),負責(zé)編制記賬憑證的財務(wù)人員檢查單據(jù)是否保持完好、整齊,對經(jīng)濟業(yè)務(wù)性質(zhì)相同的歸放在一張記賬憑證里,并予以編號.
　　每個單位從管理角度出發(fā),在核算各項支出時一般會分部門核算,在填制記賬憑證前,可以將同一部門的相關(guān)單據(jù)擱放在一起,簡化工作量.
　　記賬憑證編制完成后,負責(zé)憑證審核崗位的財務(wù)人員對每張憑證逐一審核.記賬憑證的打印一般在憑證審核完成之后,連續(xù)打印,使用專用配套紙張.打印后與對應(yīng)的原始憑證粘貼在一起,注意一般是將左上角粘牢即可,不必將紙張左側(cè)全部粘緊,對于原始憑證較多的,可以不進行粘貼,折疊整齊,順序放置,然后用回形針別緊,裝訂時再一并裝訂.?